Obowiązek księgowania w Norwegii

Czym jest obowiązek księgowania?

Obowiązek księgowania to obowiązek prowadzenia rachunkowości według przepisów w Ustawie o księgowości i Rozporządzeniu o księgowości. Obowiązek obejmuje księgowość bieżącą, dokumentację, specyfikację i przechowywanie informacji rachunkowych.
Wymóg prowadzenia rachunkowości został ustanowiony po to, by mogli Państwo składać i dokumentować zeznania wymagane przez władze, np. w sprawach podatkowych i składkowych.

Kto jest objęty obowiązkiem księgowania?

Obowiązkiem księgowania objęte są wszystkie podmioty, składające roczny rachunek zysków i strat i/lub deklarację VAT. Obowiązek księgowania mają także wszystkie podmioty objęte obowiązkiem prowadzenia rachunkowości na mocy Ustawy o rachunkowości.

Niektóre osoby prowadzące działalność jednoosobową mogą być zwolnione ze składania rocznego podsumowania działalności. Warunkiem zwolnienia jest m.in. fakt nieprzekraczania 50 000 NOK dochodu brutto i brak rejestracji spółki w Rejestrze VAT. Jeśli nie muszą Państwo składać rocznego podsumowania działalności, nie mają Państwo także obowiązku księgowania. Muszą Państwo jednak udokumentować wszystkie dochody i koszty oraz przechowywać dokumentację według przepisów Ustawy o księgowości.

Wymóg posiadania potwierdzeń księgowych

Pod pojęciem potwierdzeń księgowych rozumiemy dokumentację transakcji, np. fakturę, potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia lub potwierdzenie zapłaty. Ustawa o księgowości nie używa terminu potwierdzenia księgowe, lecz dokumentacja. W praktyce te dwa pojęcia używane są zamiennie. Potwierdzenia księgowe mają dokumentować różne punkty w rozliczeniu rachunkowym i dlatego bardzo ważne jest, by miały poprawny format i zawartość. Potwierdzenia mogą być na papierze lub w formie elektronicznej.

Ustawa stawia konkretne wymogi dotyczące potwierdzeń. Ważne jest, by spełniać wymagania formalne przepisów księgowych, m.in. aby móc udokumentować odliczenia kosztów oraz VAT przychodzący. Muszą się zatem Państwo upewnić, czy potwierdzenia spełniają wymagania ustawy.

Ustawa o księgowości rozróżnia dokumentację pierwszo- i drugorzędną. Dokumentacja pierwszorzędna traktowana jest jako podstawa do księgowania, a dokumentacja drugorzędna jako suplement. Typowy przykład dokumentacji pierwszorzędnej to faktura. Umowa mająca znaczenie dla działalności jest przykładem dokumentacji drugorzędnej. W pewnych przypadkach dokumentacja, którą normalnie uznaje się za drugorzędną, może być traktowana jako pierwszorzędna. Przykładem jest sytuacja, w której przedsiębiorca wysyła fakturę wychodzącą z tekstem: „sprzedaż zgodnie z umową”. Umowę należy wtedy zachować jako dodatkowe potwierdzenie do faktury.

Ustawa stawia również wymóg istnienia dwustronnej możliwości śledzenia drogi od potwierdzeń księgowych do obowiązkowego zgłaszania w ramach rachunkowości. Musi istnieć możliwość nadzoru i kontroli aż do poziomu potwierdzeń.

Numerowanie

Potwierdzenia muszą być także usystematyzowane w sposób umożliwiający skontrolowanie kompletności rozliczeń rachunkowych. Prawodawstwo dotyczące księgowości przewiduje na wstępie, że potwierdzenia będą na bieżąco numerowane, tzn. w kolejności rosnącej. Jeśli to ma sens, można jednocześnie używać własnej numeracji seryjnej dla różnych rodzajów potwierdzeń.

Sprzedaż gotówkowa

Sprzedaż gotówkowa to sprzedaż, w której obowiązek zapłaty ze strony kupującego jest spełniany przy dostawie, na przykład przy użyciu gotówki, karty płatniczej lub kredytowej. Sprzedaż internetowa, opłacona kartą kredytową, uważana jest za sprzedaż gotówkową, jeśli faktyczne obciążenie karty ma miejsce podczas dostawy. Sprzedaż przez zamówienie pocztowe, odbierane na poczcie, również jest przykładem sprzedaży objętej definicją sprzedaży gotówkowej. Ustawa o księgowości stawia twarde wymagania w kwestii dokumentacji obrotu gotówkowego.

Wymóg posiadania urządzenia kasowego

Podstawowa zasada brzmi: KAŹDY podmiot prowadzący sprzedaż gotówkową musi mieć urządzenie kasowe. Sprzedaż gotówkowa musi być na bieżąco rejestrowana na urządzeniu, terminalu lub w innym równowartym systemie. Niektóre zautomatyzowane systemy do zamówień i faktur mogą spełniać wymogi bycia równowartym systemem. Podmioty objęte obowiązkiem księgowania, które zazwyczaj sprzedają na kredyt, nie muszą więc kupować urządzenia kasowego do ewentualnej sprzedaży gotówkowej, jeśli system do fakturowania rejestruje wszystkie informacje wymagane dla systemu kasowego, w tym godzinę każdej sprzedaży. W zamian za to można wystawić fakturę gotówkową. Inne rozwiązania, uznawane za równowarte, to oprogramowanie kasowe na komputer, taksometry w taksówkach i tym podobne. Sprzedaż internetowa, poprzez zamówienie pocztowe i tym podobne również muszą się odbywać poprzez systemy, spełniające wymóg równowartości.

Od 01.01.2019 wszystkie podmioty objęte obowiązkiem księgowania, posiadające system kasowy, będą musiały sprawdzać, czy w systemie znajduje się oświadczenie o produkcie od dostawcy. Od 01.01.2017 wszyscy dostawcy systemów kasowych są zobowiązani do dostarczania oświadczenia o produkcie dotyczącego systemu kasowego, który oferują podmiotom objętym obowiązkiem księgowania na sprzedaż, wynajem lub wypożyczenie.

Terminal do kart płatniczych sam w sobie nie spełnia zazwyczaj wymogów dla urządzenia kasowego. Istnieje jednak wielu dostawców, oferujących rozwiązania łączone, w ramach których terminal i urządzenie kasowe są ze sobą zintegrowane. W razie wątpliwości prosimy zapytać dostawcy.

Istnieją WYJĄTKI od wymogu posiadania urządzenia kasowego:

Podmioty objęte obowiązkiem księgowania, prowadzące działalność wędrowną lub sporadyczną, nie są objęte wymogiem posiadania urządzenia kasowego, dopóki obrót gotówkowy bez VAT z tych rodzajów działalności nie przekroczy trzykrotności kwoty bazowej G (od 1 maja 2016 277 728 NOK). Takie podmioty mogą w zamian rejestrować sprzedaż gotówkową w książce w twardej oprawie, z ponumerowanymi zawczasu stronami, poprzez duplikaty datowanych i zawczasu ponumerowanych potwierdzeń sprzedaży lub poprzez podsumowanie towarów wychodzących i przychodzących oraz gotówki. Podsumowanie musi być opatrzone datą i podpisem.

Wyjątek od wymogu posiadania urządzenia kasowego obowiązuje także w przypadku sprzedaży akwizycyjnej dla publiczności, sprzedaży z automatów i sprzedaży w innych niż automaty miejscach nieobsługiwanych przez człowieka. Dla uzyskania dokładniejszego opisu proszę przeczytać podrozdział 5-4 Rozporządzenia o księgowości.

W przypadku sprzedaży gotówkowej w handlu detalicznym nie ma z reguły wymogu umieszczania na dokumencie sprzedaży nazwy/nazwiska kupującego. Wyjątek ten nie obejmuje następujących sytuacji:

• gdy zapłata odbywa się gotówką na kwotę równą lub wyższą 40 000 NOK z VAT
• w przypadku zapłaty gotówką kwoty równej lub wyższej niż 1 000 NOK z VAT, kiedy kupujący jest objęty obowiązkiem księgowania, a towar lub usługa są przeznaczone do dalszej sprzedaży lub mają być bezpośrednim wkładem w produkcję lub dostarczenie usługi
• gdy przedmiotem zakupu jest paliwo do użytku w transporcie osób lub towarów, niezależnie od wysokości kwoty.

W takich wypadkach sprzedający musi zarejestrować nazwę/nazwisko kupującego itd. tak, by znalazło się ono na dokumentacji sprzedaży. Niezależnie od tego sprzedający musi podać nazwę kupującego na jego dokumentacji, jeśli kupujący o to poprosi. W takich wypadkach sprzedający musi opatrzyć dokumentację podpisem i pieczątką.

Dla niektórych BRANŹ ustanowiono odrębne reguły:
Fryzjerzy muszą np. udokumentować obrót na pracownika podzielony na sprzedaż towarów i dochód z obsługi. Miejsca serwujące jedzenie i picie, w których podaje się alkohol, muszą wyszczególnić sprzedaż poszczególnych grup towarów. Te branże oraz warsztaty samochodowe i miejsca pielęgnacji samochodów muszą również prowadzić listy personelu. Bliżej opisano to w rozdziale 8 Rozporządzenia o księgowości.

Co powinno się znajdować na dokumentach sprzedaży?

Część dokumentów przedsiębiorstwa, związana z obrotem towarami i usługami, nazywana jest dokumentami sprzedaży. Chodzi o faktury, noty, rachunki, paragony wystawiane przez sprzedającego, noty końcowe i noty rozliczeniowe. Ustawa o księgowości stawia jasne wymagania dotyczące kształtu takiego dokumentu.

W dokumentach sprzedaży muszą się znaleźć następujące informacje:

• Data dokumentacji
• Numer – przydzielony automatycznie lub wydrukowany wcześniej
• Nazwa i numer organizacyjny sprzedającego, ew. z dodaniem liter MVA, jeśli przedsiębiorstwo jest zarejestrowane w rejestrze VAT
• Nazwa, adres i numer organizacyjny kupującego (w tym wypadku istnieje szereg wyjątków, jeśli dokument dotyczy sprzedaży gotówkowej)
• Jasny opis towaru lub usługi
• Ilość lub zakres tego, co zostało dostarczone lub wykonane
• Czas i miejsce dostarczenia usługi
• Wynagrodzenie i termin zapłaty
• Ewentualny VAT i inne podatki. VAT należy podać w koronach norweskich.

W przypadku spółek akcyjnych (AS), powszechnych spółek akcyjnych (ASA) i zarejestrowanych w Norwegii oddziałów firm zagranicznych (NUF) na dokumencie musi się znaleźć określenie «Firma zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorstw».

Jeśli są Państwo zarejestrowani w Rejestrze VAT, po nazwie firmy należy dodać MVA.

Jeśli jakieś towary/usługi są zwolnione lub wyłączone spod przepisów dotyczących VAT w Ustawie o administracji podatkowej, każda z tych kategorii musi zostać na dokumencie sprzedaży osobno podana i podsumowana. Również usługi objęte różną stawką VAT muszą występować oddzielnie. W przypadku sprzedaży gotówkowej w handlu detalicznym nie ma z reguły wymogu umieszczania na dokumencie sprzedaży nazwy/nazwiska kupującego. Wyjątek ten nie obejmuje następujących sytuacji:

• gdy zapłata odbywa się gotówką na kwotę równą lub wyższą 40 000 NOK z VAT
• w przypadku zapłaty gotówką kwoty równej lub wyższej niż 1 000 NOK z VAT, kiedy kupujący jest objęty obowiązkiem księgowania, a towar lub usługa są przeznaczone do dalszej sprzedaży lub mają być bezpośrednim wkładem w produkcję lub dostarczenie usługi
• gdy przedmiotem zakupu jest paliwo do użytku w transporcie osób lub towarów, niezależnie od wysokości kwoty.

Jeśli są Państwo kupującym objętym obowiązkiem księgowania, muszą Państwo sami zadbać o spełnienie wymogów dotyczących dokumentacji oraz poprosić o podanie nazwy firmy na Państwa dokumencie (dokumencie zakupu), jeśli suma w gotówce przekroczy 1 000 NOK z VAT. Muszą Państwo także, bez względu na kwotę, wprowadzić cel zakupu lub zakres użycia towarów lub usług, jeśli nie podano nazwy kupującego.

Jeśli na fakturze sprzedażowej nie ma koniecznych informacji, np. gdy faktura zawiera odnośnik do specyfikacji towaru w dodatkowej dokumentacji, jak umowy, listy przewozowe, zamówienia, listy towarzyszące itd., dokumentacja ta musi być zszyta z fakturą. Ewentualnie jeśli istnieje dwustronne odniesienie między fakturą a dokumentacją dodatkową. Fakturę należy wystawić w co najmniej dwóch egzemplarzach, z czego jeden przechowuje sprzedający.

Wystawianie faktur dla przedsiębiorstw publicznych

Przedsiębiorstwa państwowe wymagają, by ich dostawcy wysyłali faktury, noty kredytowe i ponaglenia elektronicznie. Dokumenty muszą być zgodne ze standardem „Format elektroniczny dokumentów handlowych” (EHF).

Elektroniczna faktura to faktura wysyłana przez wystawcę do odbiorcy jako plik. Odbiorca musi mieć możliwość ściągnięcia pliku bezpośrednio do swojego systemu finansowego i jego elektronicznej obsługi. Dokument PDF nie jest fakturą elektroniczną.

Przedsiębiorstwa nieposiadające systemu fakturowania, spełniającego kryteria standardu EHF, mogą skorzystać z różnych internetowych portali do fakturowania, oferujących rozwiązania spełniające kryteria standardu.

Norweskie gminy i urzędy wojewódzkie zobowiązane są do stworzenia sobie możliwości przyjmowania elektronicznych faktur w formacie EHF. W przyszłości gminy i urzędy wojewódzkie będą wymagać, by dostawcy wysyłali faktury w tym formacie.

Przechowywanie dokumentów rachunkowych

Dokumentacja rachunkowa, objęta obowiązkiem przechowywania, musi być przechowywana w porządku i należycie zabezpieczona przed zniszczeniem, utratą i zmianami. Przez cały okres przechowywania musi być możliwość okazania dokumentacji rachunkowej publicznym instytucjom kontrolnym w formie, która umożliwia późniejszą kontrolę. Nie istnieją wymagania dotyczące formatu nośnika pamięci. Jeśli dokumentacja jest przechowywana w formie elektronicznej, należy mieć kopię zapasową, przechowywaną oddzielnie. Musi istnieć spis dokumentacji, posiadającej kopię zapasową oraz opis, jak często tworzy się taką kopię i gdzie przechowywany jest oryginał oraz kopia.

Dokumentacja rachunkowa, sporządzona początkowo na papierze i przeniesiona na nośnik elektroniczny, musi być przechowywana do czasu wykonania kopii zapasowej.

Elektroniczna dokumentacja rachunkowa musi być przez cały okres przechowywania dostępna w formie możliwej do przeczytania i wydrukowania na papierze. Cała dokumentacja na papierze może zostać zatem wyrzucona po jej przeskanowaniu i wykonaniu kopii zapasowej.
Następujące dokumenty należy przechowywać przez 5 lat (dokumentacja pierwszorzędna):

• Roczne sprawozdanie finansowe i inne obowiązkowe raporty rachunkowe, raport roczny i sprawozdanie biegłego rewidenta
• Specyfikacja księgowa (dziennik księgowania)
• Specyfikacja kont (księga główna)
• Specyfikacja klientów (reskontro klientów)
• Specyfikacja dostawców (reskontro dostawców)
• Specyfikacja dywidend dla właścicieli, wspólników i własnej działalności
• Specyfikacja sprzedaży dla właścicieli i wspólników
• Specyfikacja sprzedaży i innych usług dla kadry kierowniczej
• Specyfikacja VAT
• Specyfikacja świadczeń wymagających zgłoszenia
• Specyfikacja wykluczeń i innych punktów do opracowania sprawozdania dla koncernu
• Dokumentacja zaksięgowanych informacji (np. faktur, rolek kasowych i potwierdzeń zapłaty)
• Dokumentacja usuniętych potwierdzeń księgowych
• Dokumentacja śladów kontrolnych
• Numerowane listy od biegłego rewidenta
• Dokumentacja bilansu (np. wyciągi z konta z banku, raporty kasowe, raporty z inwentaryzacji towarów)

W wypadku niektórych branż i transakcji prawo w postaci szczególnych przepisów i aktów prawnych nakazuje dłuższy czas przechowywania. Rachunkowość projektów w branży budowlano-instalacyjnej i specyfikacje klientów i dostawców banków muszą być np. przechowywane przez dziesięć lat.

Następujące dokumenty należy przechowywać przez 3,5 roku (dokumentacja drugorzędna):

• Umowy – za wyjątkiem umów o mniejszym znaczeniu
• Korespondencja zawierająca istotne informacje dodatkowe
• Wychodzące listy przewozowe lub odpowiadająca im dokumentacja wydawana z towarem lub wysyłana kupującemu w inny sposób
• Cenniki, wymagane przepisami ustawy i rozporządzenia

Dokumentacja rachunkowa na papierze musi być przechowywana w Norwegii.

Dokumentacja rachunkowa w formie elektronicznej może, pod pewnymi warunkami, być przechowywana w jednym z pozostałych krajów nordyckich. Jeśli dokumentacja rachunkowa w formie elektronicznej będzie przechowywana poza krajami nordyckimi, musi być ona dostępna przez terminal lub podobne urządzenie z Norwegii.

Jeśli przechowywanie zlecane jest innym podmiotom, podmiotem odpowiedzialnym za przechowywanie według prawodawstwa dotyczącego księgowania jest podmiot objęty obowiązkiem księgowania.

Wymagania dotyczące systemu rachunkowego

System rachunkowy musi być systematyczny i przejrzysty. Musi być dostosowany tak, by uwzględnić obowiązek raportowania do instytucji publicznych.

System rachunkowy firmy musi spełniać co najmniej następujące wymagania:

• Zbieranie danych. Wszystkie transakcje i inne dyspozycje związane z rachunkowością, konieczne dla właściwego raportowania, muszą zostać zarejestrowane.
• Dokumentacja. Wszystkie transakcje i inne dyspozycje związane z rachunkowością muszą zostać udokumentowane potwierdzeniami. Zeskanowane potwierdzenia papierowe można wyrzucić po upewnieniu się, że utworzono ich kopię zapasową.
• Ślady kontrolne. Znalezienie informacji w systemie musi być łatwe.
• Raporty. Należy mieć możliwość wygenerowania z systemu wymaganych przez prawo list.
• Poprawki. Musi istnieć możliwość poprawienia zaksięgowanych informacji po zakończeniu aktualnego okresu rozliczeniowego.
• System rachunkowy musi mieć dokumentację tak, by łatwo było znaleźć wygenerowane przez niego punkty, kody itd.

Oprogramowanie rachunkowe od dostawcy systemu powinno zazwyczaj zawierać funkcje uwzględniające wymogi prawne.

Dodatkowo bardzo istotna jest wiedza, jakie wymagania dotyczące informacji stawia kierownictwo. Kierownictwo firmy potrzebuje raportów, by być na bieżąco z działalnością i upewnić się, że ma wystarczającą kontrolę nad działalnością firmy, m.in. by sprawdzać, czy firma przestrzega ustaw i przepisów i ma właściwe procedury wewnętrzne, które zapewniają rozsądne postępowanie. Wewnętrzne raportowanie nie jest jednak regulowane prawnie.

Podmioty objęte obowiązkiem księgowania, mające mniej niż 600 potwierdzeń księgowych w roku rozliczeniowym, mogą prowadzić rachunkowość w edytorze tekstu lub arkuszu kalkulacyjnym. W sprawie szczegółów proszę zapoznać się z NBS 6 – Użycie edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych.

Dopasowania

W przypadku tworzenia rocznego sprawozdania finansowego i rachunku zysków i strat należy przedstawić dokumentację wszystkich punktów bilansu, które mają znaczenie. Obowiązek ten dotyczy wartości podatkowych, które nie zostały udokumentowane w pozostałych informacjach dotyczących osób trzecich.

Wiąże się to z tym, że konta w bilansie, a zatem, pośrednio, także konta wynikowe, muszą być dobrze dopasowane, by upewnić się, że informacje podane w sprawozdaniu są prawidłowe.

Przykłady kont, które należy skontrolować (na długo przed zamknięciem roku – lub wielokrotnie wciągu roku):

• Specyfikacja klientów i dostawców (reskontro) musi się zgadzać ze specyfikacją kont (księga główna)
  Przedsiębiorstwo powinno żądać od największych klientów i dostawców wyciągów w konta za aktualny okres. Ewentualne niezgodności należy poprawić i upewnić się, że sprzedaż/zakup towarów zostały zarejestrowane z prawidłową kwotą.
• Saldo bankowe w sprawozdaniu musi się zgadzać z saldem bankowym z wyciągu z konta z banku. To powoduje, że wyciągi z kont są dokumentacją rachunkową objętą obowiązkiem przechowywania.
• Kasa
• Daniny publiczne jak np.:
• Składka na ubezpieczenie społeczne (część pracodawcy)
• VAT

Dokumenty te są częścią dokumentacji rachunkowej i muszą być przechowywane zgodnie z na daną chwilę obowiązującymi przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentacji rachunkowej.

Lista personelu dla miejsc serwujących jedzenie i picie, fryzjerów, salonów piękności, warsztatów samochodowych i branży pielęgnacji samochodów

Miejsca serwujące jedzenie i picie, fryzjerzy, salony piękności, warsztaty samochodowe i branża pielęgnacji samochodów mają obowiązek prowadzenia listy personelu. Lista może być prowadzona ręcznie lub elektronicznie.

Księgę do ręcznego prowadzenia listy personelu można za darmo zamówić w Urzędzie Skarbowym.

Lista personelu musi zawierać spis pracowników, będących w danej chwili w pracy, dotyczy to również pracowników bez wynagrodzenia oraz wynajętych. Osoby, będące na miejscu przypadkiem, nie wykonujące pracy, nie muszą być wprowadzane na listę.

Na liście mają się znaleźć: imię i nazwisko, numer personalny (stały lub tymczasowy) oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Można używać innych unikalnych kodów, jak numer identyfikacyjny, ale w takiej sytuacji musi istnieć spis tych kodów przyporządkowanych do numerów personalnych. Lista musi być prowadzona w ścisłym związku z początkiem i końcem pracy.

Wszyscy pracownicy muszą mieć możliwość wylegitymowania się na żądanie instytucji kontrolnych. Można to rozwiązać na dwa sposoby:

• pracodawca może przechowywać kopię dokumentu tożsamości w miejscu pracy
• można ustalić z pracownikiem, by zawsze miał dokument ze sobą.

Za legalny dokument tożsamości uznaje się prawo jazdy, kartę płatniczą ze zdjęciem i paszport.

W przypadku firm opracowujących plany pracy, dokumenty te mogą pod pewnymi warunkami zostać użyte jako alternatywa dla listy personelu.

Wyjątki:
Wymóg prowadzenia listy personelu nie dotyczy osób prowadzących działalność jednoosobową, w której personel składa się tylko z właściciela i małżonka/partnera lub dzieci poniżej 16 roku życia. To samo dotyczy firm, składających się tylko z kierownika, który jest jednocześnie wspólnikiem lub akcjonariuszem w spółce, oraz jego małżonka/partnera lub dzieci poniżej 16 roku życia. Jeśli takie firmy korzystają z innej siły roboczej, w tym bezpłatnej lub wynajętej, mają obowiązek prowadzenia listy personelu. W takich przypadkach sam właściciel itp. również musi się wpisać na listę.